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Gepostet by on Mrz 4, 2020 in Jobangebote, Professional Job |

Assistent*in der Geschäftsführung beim Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) in Berlin

Das Berliner Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet einen

Assistenten der Geschäftsführung (m/w/d)
in Vollzeit (39 Wochenstunden).

Wer wir sind

Das Berliner Zentrum für Internationale Friedenseinsätze (ZIF) gGmbH wurde 2002 in engem Zusammenwirken von Bundesregierung und Bundestag gegründet. Alleiniger Gesellschafter ist  die  Bundesrepublik  Deutschland,  vertreten  durch  das  Auswärtige  Amt.  Die  Aufgabe  des ZIFs  ist  es,  einen  deutschen  Beitrag  zur  Stärkung  internationaler  Kapazitäten  zu  Krisenprävention,  Konfliktlösung  und  Friedenskonsolidierung  zu  leisten.  Das  ZIF  setzt  diesen  Auftrag mit  zahlreichen  Leistungen  in  Training,  Human  Resources,  International  Capacity  Development sowie Analyse und Politikberatung im In- und Ausland um. Deutsche zivile Fach- und Führungskräfte arbeiten in über 40 internationalen Friedenseinsätzen weltweit. Das ZIF ist aufgrund des im Juli 2017 überarbeiteten Sekundierungsgesetzes sekundierende Einrichtung und  Arbeitgeber  für  zivile  Expertinnen  und  Experten  in  Friedenseinsätzen  der  EU, OSZE, UN und weiteren aufnehmenden Organisationen. Zudem vermittelt das ZIF jährlich mehrere hundert Wahlbeobachterinnen und Wahlbeobachter in Missionen der EU und OSZE.

Ihre Aufgaben

In dieser Position tragen Sie zur Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung (GF)  bei. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführerin des ZIFs, ihrer Stellvertreterin und der Referentin der GF zusammen, kümmern sich um alle organisatorischen und administrativen Belange und sorgen für eine reibungslose Kommunikation nach innen und außen. Zu Ihren Aufgaben zählen:

  • Versierte Unterstützung der GF im Tagesgeschäft;
  • Sicherstellung der reibungslosen Abläufe im Office-Management;
  • Schnittstelle und Ansprechpartner der GF für die Teams im ZIF;
  • Unterstützung der Digitalisierungsschritte des ZIF;
  • Terminkoordination für die GF und für gemeinsame Termine des ganzen ZIF-Teams;
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen inkl. Protokollführung und Einladungsmanagement;
  • Organisation der ZIF-Gremiensitzungen;
  • Empfang und Betreuung von deutschen und internationalen Gästen;
  • Planung und Organisation von Dienstreisen;
  • Formulierungssichere Korrespondenz auf Deutsch und Englisch;
  • Unterstützung Lektorat;
  • Schnittstelle zum Empfangs- und Konferenzsekretariat;
  • Datenbank- und Netzwerkpflege, Statistik, Auswertungen, Fristenüberwachung;
  • Betreuung von externen Anfragen über die Telefonzentrale;
  • Pflege und Aktualisierung des Dokumentations- und Ablagesystems.

Was Sie mitbringen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokaufmann/-frau, Fremdsprachen- oder Europasekretär/in oder vergleichbare mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position;
  • Sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket und möglichst mit einer CRM-Kontaktdatenbank;
  • Interesse an Digitalisierung und sozialen Medien;
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift;
  • stilsichere Umgangsformen, freundliches und verbindliches Auftreten;
  • eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise;
  • Teamfähigkeit und Flexibilität;
  • Kommunikationsstärke, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit;
  • Selbständigkeit und Organisationsgeschick.

Was wir bieten

  • Eine interessante Tätigkeit in einem internationalen Umfeld;
  • Ein professionelles und freundliches Arbeitsklima in einem engagierten Team; Vereinbarkeit von Beruf und Familie;
  • Vergütung nach TVöD Bund Entgeltgruppe 8.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Grundlagen bevorzugt berücksichtigt.

Wir berücksichtigen Bewerbungen mit folgenden Unterlagen:

  • Motivationsschreiben
  • Tabellarischer Lebenslauf
  • Nachweis des Berufsabschlusses
  • Arbeitszeugnisse

Bitte übersenden Sie Ihre Bewerbung mit dem Stichwort „Assistenz GF“ per E-Mail bis spätestens 22.03.2020 an bewerbung@zif-berlin.org

Für Rückfragen zur ausgeschriebenen Position steht die Verwaltungsleiterin, Frau Luisa Lampe-Traupe (030-52 00 565-28) zur Verfügung.

Wir freuen uns, wenn Sie sich in Ihrer Bewerbung auf Talents4Good beziehen.