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Gepostet by on Jan 22, 2019 in Jobangebote, Professional Job |

Office Manager*in Institute for Arts and Culture e.V. Berlin

English version below

Das European Roma – Institute for Arts and Culture e.V. (Europäisches Roma – Institut für Kunst und Kultur) Berlin sucht eine/einen erfahrenen

OFFICE MANAGER (f/m/div.)

Der/Die ERIAC-OFFICE MANAGER  hält eine verantwortungsvolle und öffentlich sichtbare Position innerhalb unserer Organisation und ermöglicht unserem internationalen Team (Arbeitssprache überwiegend englisch) seine Arbeit effizient und erfolgreich durchzuführen. Als gleichberechtigtes Teammitglied arbeitet er/sie selbständig und vorausschauend, bringt eigene Ideen und Vorschläge mit ein. Er/Sie verfügt über eine schnelle Auffassungsgabe, die Fähigkeit zur Priorisierung und behält auch in herausfordernden Situationen den Überblick und gute Laune.  Darüber hinaus ist er häufig die erste Anlaufstelle für Besucher, Interessenten und Partner aus Politik, Kultur und Gesellschaft.

Aufgabenbereiche und Verantwortung:

Office Management  (ca25%):

Gewährleistung konsistenter, effizienter und kosteneffektiver Arbeitsabläufe für Teammitglieder und Gäste. Management des Büros, Verwaltung der Räumlichkeiten und der Infrastruktur, Koordination externer Dienstleister (bspw. IT, Caterer, Handwerker, Reinigungskräfte etc.). Einkauf von Büro- und anderen Materialien. Vorbereitung interner und externer Besprechungen und Meetings. Unterstützung bei der Lösung kurzfristig auftretender administrativer Probleme.

Verwaltung (20%):

Unterstützung des Führungsteams durch gewissenhaftes Verwalten von Mails, Stundenzettel und der internen Abläufe für die Finanzberichterstattung. Erstellung und Verwaltung von Ablagesystemen, Dateien, Korrespondenzen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Präsentationen.

Führung (10%):

Erster Ansprechpartner für deutsche Behörden, Ministerien und internationale diplomatische und andere Kontakte. Sicherstellung der ERIAC-Organisationskultur

durch die Unterstützung der Logistik bei ERIAC-Veranstaltungen, -Feiern und -Empfängen. Unterstützung und Repräsentation unserer Erfolge und Siege. Verantwortlich für die integrierte Kommunikation auf unserer Website und den Social-Media-Plattformen. (Training und Mentoring für diesen Bereich möglich).

Reiselogistik & allgemeine Unterstützung(20%):

Unterstützung des ERIAC-Team bei der Organisation und Koordination von Reisen. Organisation der Logistik von Ausstellungen und Veranstaltungen im In- und Ausland.  Ansprechpartner für Künstler, Wissenschaftler, Diplomaten und anderer Partner, die uns in Berlin oder an anderen Veranstaltungsorten besuchen.

HR & Organisationskultur (20%):

Verantwortung für das Führen, die Pflege und Dokumentation unserer Standard-Abläufe (Standard Operating Proceedures) und interner Berichte und Formulare.

Assistenz der Geschäftsführung (5%):

Unterstützung der Geschäftsführung bei persönlichen Angelegenheiten, die mit dem Leben in Deutschland zusammenhängen (Korrespondenz mit öffentlichen Verwaltungen, Ämtern, etc.) Übersetzung von Dokumenten, Protokollen und Diktaten. Fallweise Begleitung zu Terminen. Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen mit Gästen und potentiellen neuen Mitarbeitern.

Voraussetzungen:

  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung in vergleichsweisen Position(en).
  • Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Berufliche Erfahrung (Office Management, Programmanagement, Eventmanagement etc. mit herausragender Expertise und Zeugnissen).
  • Detail- und Zielorientierter Organisationsstil auf höchstem Niveau, mit der Fähigkeit unterschiedliche Aufgaben und komplexe Arbeitsprozesse parallel zu bearbeiten.
  • Deutsch als Muttersprache und verhandlungssichere Kenntnisse in English oder vice versa oder verhandlungssichere Kenntnisse in Deutsch und Englisch bei einer anderen Muttersprache. (zusätzliche Fremdsprachen sind ein plus).
  • Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Fähigkeit, offen und vertrauensvoll mit Personen auf allen Autoritätsebenen zu interagieren.
  • Ausgezeichnete interpersonelle, mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in beiden erforderlichen Sprachen.

Wünschenswert:

  • Bekenntnis zu Chancengleichheit und Vielfalt.
  • Kenntnis der europäischen Roma als größte Europäische „Minderheit“ und Verständnis der Bedeutung für die Emanzipationsbewegung der Roma.

Wir bieten:

  • Einen spannenden und herausfordernden Arbeitsplatz mit viel Gestaltungsspielraum.
  • Ein multikulturelles, agiles Team in dem jeder für jeden einsteht.
  • Ein anregendes Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte.
  • Vielfältige Einblicke in Kultur, Wissenschaft, Politik und Diplomatie.
  • Arbeit in einem Netzwerk internationaler Partner: NGOs, multinationale Organisationen, Regierungen und Stiftungen.
  • Rücksichtnahme auf persönliche Bedürfnisse im Hinblick auf Familie und Work-Life-Balance.
  • Möglichkeiten zur Fortbildung und Mentoring.
  • Urlaubszeiten und Freizeitausgleich, gemäß tariflicher Bestimmungen.
  • Ein (auch über den NGO Bereich hinaus) angemessenes Gehalt für eine verantwortliche Position, dass sich u.a. nach Erfahrung und Lebensalter richtet.
  • Bewerbungen von allen entsprechend qualifizierten Bewerbern, unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Familienstand, Rasse, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung, sind willkommen.
  • Personen die sich selber als Roma bezeichnen werden besonders zur Bewerbung aufgefordert.

Bewerbung:

Ihre Bewerbung sollte beinhalten:

  • Aktueller beruflicher Lebenslauf (max. 4 Seiten).
  • Motivationsschreiben von maximal 500 Wörtern.
  • Ihre Gehaltsvorstellung.
  • Bewerbungen sollten in englischer Sprache verfasst und in einer E-Mail mit einer Größe von höchstens 2 MB an eriac@eriac.org gesendet werden. Bitte schreiben Sie “Office Manager” in die Betreffzeile der E-Mail.
  • Bewerbungsschluss ist der 15. Februar 2019.
  • ERIAC bietet eine Position in einem kleinen (6 Personen) und außergewöhnlichen Team, das die Welt verändert! Das Büro von ERIAC ist ein positives, herausforderndes, anregendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Die Mitarbeiter von ERIAC nehmen an der historischen Gelegenheit teil, bei der Entwicklung des ersten Instituts für Kunst und Kultur für die Anerkennung und Unterstützung der größten Minderheit Europas eine Führungsrolle zu übernehmen. Die ERIAC-Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre persönlichen und beruflichen Fähigkeiten in einer schnell wachsenden Organisation zu entwickeln und bei der Teilnahme an Projekten und Teams kreativ mitzuwirken. ERIAC verfügt über umfangreiche Kontakte zu Kulturellen, wissenschaftlichen und politischen Institutionen in allen europäischen Ländern. Dies gibt allen Mitarbeitern die Möglichkeit, mit vielen unterschiedlichen Kulturen zusammenzuarbeiten.
  • ERIAC ist eine nach deutschem Recht eingetragene Non-Profit-Organisation (e.V.), gefördert durch das European Council, das Deutsche Außenministerium und die Open Society Foundation, mit Sitz in Berlin,  deren Aufgabe es ist, das Selbstwertgefühl der Roma zu fördern und negative Vorurteile der Mehrheitsbevölkerung gegenüber den Roma durch Kunst, Kultur, Geschichte und Medien abzubauen. Sechs Grundprinzipien sind im ERIAC verankert und definieren die Einrichtung, Kernfunktionen, Governance, Struktur und Mitgliedschaft des Instituts:
  • Achtung der Würde der Roma und der Identität der Roma;
  • Vielfalt und Pluralität der Roma-Identitäten und -Kulturen;
  • Roma-Führung, mit Unterstützung und Kooperation von Nicht-Roma, sind der Schlüssel um Stereotypen durch Talent, Vertrauen und die Übernahme von Verantwortung zu ersetzen.
  • Engagement und Beitrag von Roma-Organisationen und Einzelpersonen bei der Einrichtung und laufenden Aktivitäten des Instituts;
  • Politische Autonomie und Nichtparteilichkeit, Offenheit für die Zusammenarbeit mit Behörden und politischen Institutionen als Partner;
  • Höchste Qualitätsstandards in den Bereichen Kunst und Kultur sowie der eigenen operative Leistung.

Wir freuen uns, wenn Sie sich in Ihrer Bewerbung auf Talents4Good beziehen.

 

The European Roma Institute for Arts and Culture (Berlin) seeks an

OFFICE MANAGER

The Office Manager at ERIAC is a highly responsible and highly visible role that provides overall support to the ERIAC team and is responsible for the day-to day and efficient operation of the ERIAC Office.

Tasks and responsibilities:

Office Management (25%):

Create a consistent experience for all office users. Manage the office upkeep, appearance and supply. Prepare internal meetings and coordinates refreshments/supplies/equipment, and meeting notes. Act as the primary IT person for the office supporting the network, office users and troubleshooting.

Administration (20%):

Accurately manage mail, timesheets, and the internal systems for financial reporting to support the executive team, creates and maintains files, correspondence reports, spreadsheets, databases, and presentations for the local staff and for special projects.

Leadership (10%):

Serve as the primary contact for German authorities, ministries and international diplomatic and professional contacts. Help create the famous ERIAC organizational culture by supporting the logistics of the ERIAC events, celebrations, display of successes and victories.  Lead the connected communication on the website, the social media platform and the electronic outreach of ERIAC (training provided).

Travel Logistics & Support (20%):

Support the ERIAC team by arranging and coordinating flights, car/truck/shipping reservations, accommodation and event space reservations. Serve as the first contact when ERIAC is reached by audience, visitors, and contacts.

Human Resources & Culture (20%):

Lead the documentation and maintenance of the standard operating procedures and internal forms of the ERIAC organization.

Executive assistance (5%):

Prepare to wow the visitors, and new hires of ERIAC. Lead the orientation process of new employees, translate documents, meeting minutes, and dictation between German and English, as required and assist the Executive Management in personal matters connected to living in Germany.

Requirements:

  • Minimum 5 years’ experience in a similar position.
  • Bachelor’s Degree or similar professional experience (Office Management, Program Management, Event Management etc. with outstanding expertise and credentials).
  • Highest-level of detail-oriented organizational style with the ability to manage multiple tasks and complex workflows.
  • Native German and excellent written and spoken English is a must, simultaneous verbal translation skills required.
  • Interpersonal skills — ability to confidently interact with individuals at all levels of authority.
  • Excellent interpersonal, oral, and written communication skills in both required languages.

Other expectations:

  • Demonstrated commitment to equal opportunities and diversity,
  • Knowledge about European Roma and an understanding and acknowledgement for the importance of Roma leadership,
  • Knowledge of additional European language(s) is an advantage.

We offer:

  • An exciting and challenging job with a lot of creative freedom.
  • A multicultural, agile team in which everyone stands for everyone.
  • A stimulating work environment in Berlin-Mitte.
  • Insights into culture, science, politics and diplomacy.
  • Working with a network of international partners: NGOs, intergovernmental organizations, governments and foundations.
  • Consideration for personal needs in terms of family and work-life balance.
  • Opportunities for training and mentoring.
  • Holiday periods and recreation, according to regulations.
  • An appropriate salary (also beyond the NGO sector) for a responsible position, considering experience and age.

Applications from all suitably qualified candidates, irrespective of gender, disability, marital or parental status, racial, ethnic or social origin, color, religion, belief, or sexual orientation are welcome.

Candidates of self-declared Roma origin are particularly encouraged to apply.

Applications should include:

  • Up-to-date professional CV (max. 4 pages).
  • Letter of motivation of maximum 500 words.
  • Salary expectations.

Applications should be written in English and sent to eriac@eriac.org in one email not larger than 2 MB. Please write “Office Manager” in the subject line of the email.

The deadline for applications is February 15, 2019.

ERIAC offers a position in a small (6 person) and exceptional team which is changing the world! The ERIAC office is a positive, challenging, stimulating and inspiring working environment. The employees of ERIAC take part in the historic opportunity of leading in developing the first Institute for Arts and Culture for the recognition and support of Europe’s largest minority. The ERIAC employees have the opportunity to develop their personal and professional skills in a fast-growing organization, and contribute creatively when participating in projects and teams. ERIAC has an extensive outreach to several sites located in every European country, which gives all our employees opportunity to work in interaction with many different cultures.

ERIAC is a non-profit organization registered under German law and based in Berlin with the mission of increasing the self-esteem of Roma and decreasing negative prejudice of the majority population towards the Roma by means of arts, culture, history, and media. Six founding principles are enshrined in ERIAC and they define the Institute’s establishment, core functions, governance, structure, and membership:

  • Respect of the dignity of Roma people and Roma identity
  • Diversity and plurality of Roma identities and cultures
  • Roma leadership with the support and co-operation of non-Roma, key to breaking stereotypes by representing talent capability, confidence in taking responsibility, co-operation, and inclusiveness
  • Engagement and contribution of Roma organizations and individuals in the establishment and ongoing activities of the Institute
  • Political autonomy and non-partisanship, openness for collaboration with public authorities and political institutions as partners
  • Highest quality standards in the domains of arts and culture, as well in as its own operational performance