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Gepostet by on Jul 1, 2020 in Blog |

Virtuelles Onboarding

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist eine wichtige Grundlage für deren Motivation, ein funktionierendes Miteinander sowie eine produktive Arbeitsumgebung. Bedingt durch die Covid-19-Pandemie findet dieser Prozess seit März 2020 jedoch für viele komplett im Homeoffice statt. Auch bei Talents4Good haben wir hier unsere ersten Erfahrungen gesammelt, als wir unseren Praktikanten Jonathan virtuell an Bord geholt haben. Aus der Mitarbeitenden-Perspektive teilt Jonathan hier seine Erfahrungen. Für Eindrücke aus Arbeitgebersicht können wir diesen Artikel von GoodJobs wärmstens empfehlen.

Auf meiner Suche nach einer sinnstiftenden Arbeit stieß ich Anfang 2020 auf Talents4Good. Hier bot sich mir nicht nur ein Job mit Sinn, sondern sogar die Möglichkeit, anderen bei ihrer Suche nach einem solchen zu helfen. Dass das Bewerbungsgespräch für die Stelle allerdings für die nächsten drei Monate das einzige Präsenztreffen im Zuge meiner Einstellung und Einarbeitung bleiben sollte, hätte ich mir da noch nicht vorstellen können…

Geplante Einarbeitung in Berlin und München

Bereits vor dem Bewerbungsgespräch war besprochen worden, dass ich für die Einarbeitung eine Woche an unserem zweiten Standort in Berlin verbringen und die dort arbeitenden Kolleg*innen und das Büro kennenlernen sollte. Ich hatte mich persönlich sehr darauf gefreut, und es schien mir auch sinnvoll für den Einarbeitungsprozess, jede*n einmal persönlich gesehen zu haben und einige Einarbeitungen und Übergaben gemeinsam im Büro durchzuführen. Mitten in der Planung dieser Einarbeitungswoche in Berlin, etwa zwei Wochen vor meinem Arbeitsantritt, wurden jedoch die bundesweiten Ausgangsbeschränkungen als Maßnahme gegen die schnelle Verbreitung des Covid-19-Virus verhängt. Der Plan für meine Einarbeitung wurde damit schlagartig umgeworfen und innerhalb einer Woche als virtuelle Einarbeitung neu konzipiert.

Grundlagen – Die liebe Technik

Etwa eine Woche vor Arbeitsbeginn kam der IT-Beauftragte von Talents4Good auf mich zu, um die postalische Zustellung meines Arbeitslaptops und die Bestellung des notwendigen Zubehörs an meine Adresse mit mir zu koordinieren. Das war fast etwas kurzfristig, jedoch offensichtlich der speziellen Situation geschuldet. Mein zukünftiger Kollege war aber so engagiert, dass ich sofort das Gefühl hatte, dass sich angemessen darum gekümmert wurde, mir das notwendige Arbeitsgerät für die Arbeit im Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Zwei Tage vor meinem Arbeitsbeginn war alles bei mir angekommen und ich konnte den Arbeitslaptop bereits probeweise starten, die Internetverbindung einrichten und mir einen Eindruck von der vorinstallierten Software und deren Funktionen machen. An meinem ersten Arbeitstag musste ich das Gerät nur noch starten und mich mit der bereits installierten Videokonferenz-Software und den mir zur Verfügung gestellten Zugangsdaten zu meinem ersten Termin einwählen.

Ankommen im Unternehmen

Der erste Termin war dann ein kollegialer Empfang bei einem einstündigen virtuellen Willkommenslunch am Mittag. Per Videokonferenz waren alle Mitarbeitenden versammelt, stellten sich mir vor, erklärten mir über welche Kanäle (Telefon, E-Mail, Firmenchat) sie zu welchen Zeiten am besten erreichbar wären, und gaben mir einen ersten Eindruck von ihrem Tätigkeitsfeld im Unternehmen. Es war eine sehr freundliche Atmosphäre und ich fühlte mich direkt wohl. Der Hinweis, dass die Situation auch für alle anderen neu war und die Ermutigung, Fragen jederzeit zu stellen, halfen mir sehr, mich in meinen ersten Tagen im Homeoffice nicht allein gelassen zu fühlen und mich mit meinen neuen Aufgaben gut zurechtzufinden.

AnsprechpartnerIn und Austausch mit VorgängerIn

Es wurde mir eine Ansprechpartnerin zur Seite gestellt, mit der ich mindestens einmal wöchentlich Feedback-Gespräche zu meinem virtuellen Onboarding führen und an die ich mich mit allen Fragen wenden konnte. Neben der guten Übergabe durch meine Vorgängerin und deren Geduld beim Beantworten meiner Fragen dazu, war das die größte Hilfe für mich: Mit einer Person im Einzelgespräch offen über meine Situation im Homeoffice und dem Unternehmen sprechen zu können.

Einarbeitungstermine

Um einen Überblick über die Tätigkeiten meiner Kolleg*innen zu bekommen, wurde ich nicht nur in meine konkreten Tätigkeitsfelder, also etwa den Kund*innen- und Bewerber*innen-Kontakt, die Verwaltung der entsprechenden Datenbanken und Tools und das Anzeigengeschäft, eingearbeitet, sondern hatte auch Einarbeitungstermine zu Themen wie IT, Buchhaltung, Vertrieb und Selbstorganisation. Die meisten Einarbeitungstermine fanden dabei per Videokonferenz statt, was ein persönliches Kennenlernen zwar nicht ersetzen konnte, mir aber die Möglichkeit gab, alle zumindest einmal auf dem Bildschirm im Einzelgespräch zu sehen. Zum Leitbild und den Werten und Visionen des Unternehmens wurde ich sogar persönlich durch eine der Geschäftsführerinnen und Gründerinnen eingearbeitet, was meinen Bezug zu diesen Themen, und dem Unternehmen im Allgemeinen, stärkte.

Arbeitsalltag im Homeoffice

Nach etwa zwei Wochen waren die meisten Einarbeitungstermine erledigt und mir meine zentralsten Tätigkeiten übergeben. Ich arbeitete sehr bald sogar gerne von Zuhause aus, war ich dort doch in gewohnter und ruhiger Umgebung. Ich konnte die Mittagspause zusammen mit meiner Partnerin verbringen, mir meinen Arbeitsort nach meinen Wünschen einrichten und den Arbeitsweg sparen. Die Kommunikation über den Firmenchat und per Mail funktionierte so gut, dass ich auf meine Fragen stets zeitnah Antworten bekam und so nur selten in meinem Arbeitsfluss aufgehalten wurde. Neue Aufgaben wurden mir grundsätzlich per Mail oder über eine digitale To-Do Liste geschickt und es wurden mir direkt Informationen zur Vorgehensweise oder der Hinweis auf eine entsprechende Anleitung auf dem Firmenserver dazu gegeben. Auch konnte ich stets einen Blick in den virtuell geteilten Kalender meiner Kolleg*innen werfen und dort kurzfristig Termine eintragen, was die Koordination im Team deutlich erleichtert.

So funktioniert das virtuelle Onboarding – 5 Tipps auf einen Blick

  1. Gute und funktionierende Technik und eine stabile Internetverbindung sind im Homeoffice Voraussetzung, um (produktiv) arbeiten zu können. Diese Punkte sollten auch schon vor dem ersten Arbeitstag geklärt sein. Eine Kontaktmöglichkeit zu IT-Abteilung oder -Dienstleister, die ohne Internetverbindung funktioniert, ist auch danach eine gute Absicherung!
  2. Anleitungen und Leitfäden zu den Aufgaben und der benutzten Software sind sehr gut und hilfreich zum Nachlesen, sollten aber nie die einzige Quelle für diese Informationen sein. Im Gespräch und per Videokonferenz kann vieles besser aufgenommen und es können auch Fragen direkt gestellt werden. Sonst sind auch Videoanleitungen für viele eingänglicher. Eine übersichtliche Liste der zu übernehmenden Aufgaben ist ebenfalls sehr hilfreich.
  3. Geben Sie der*dem Onboardee ein*e direkte*r Ansprechpartner*in an die Hand, der*die sich die Zeit für regelmäßige Gespräche nimmt. Bei diesen Gesprächen sollte auch der Raum geboten werden, neben einer Besprechung der übernommenen Aufgaben über die Stimmung und Motivation des*der neuen Mitarbeiter*in zu sprechen. Sehr gut ist auch die Möglichkeit, mit der Person, die die eigenen Aufgaben zuvor übernommen hatte, und mit anderen Onboardees sprechen zu können.
  4. Geben Sie sich und der*dem Onboardee mehr Zeit für die virtuelle Einarbeitung und rechnen Sie mit mehr notwendiger Kommunikation und Koordination. Es fehlt etwa der Blick „über die Schulter“ auf die Aufgaben der Kolleg*innen im Büro, oder auch der inoffizielle Plausch in der Kaffee-Küche, und damit teilweise der Einblick in die Zusammenhänge der Arbeitsprozesse. Das erschwert zum Teil auch das umfängliche Verständnis für die eigenen Aufgaben und deren Bedeutung.
  5. Eine gute Alternative zum gemeinsamen Arbeiten im Büro, und ein gutes Beispiel für das Potential der digitalen Möglichkeiten für die Einarbeitung, ist in einigen Fällen das Teilen des Bildschirms in Videokonferenzen. So kann der*die neue Mitarbeiter*in zum einen Kolleg*innen bei ihrer Arbeit zusehen, und zum anderen Aufgaben schnell selbst ausprobieren, ohne Angst vor groben Fehlern haben zu müssen.